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Hinweise zum Datenschutz für Kunden und
Interessenten
(Stand: 18.05.2018)
1. Wer ist die verantwortliche Stelle?
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzes ist die
Unternehmensgruppe Schmitz
Inh. Willi Schmitz
Am Schloßbuckel 15
75015 Bretten
Fon: +49 7252 5659872
2. Welche personenbezogenen Daten werden erhoben?
a) Zur Erstellung eines Angebots
Zur Erstellung eines Angebots für die Lieferung unserer Produkte
erheben wir folgenden Informationen:
• Firmenbezeichnung,
• vollständige Anschrift,
• Name des Ansprechpartners,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer.
b) Bei Abschluss eines Vertrages
Bei Abschluss eines Vertrages für die Lieferung unserer Produkte
erheben wir folgende Informationen:
• Firmenbezeichnung,
• vollständige Anschrift,
• USt.ID/VAT,
• Name des Ansprechpartners,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Standortdaten,
• Optional: Bankverbindungsdaten.
3. Zu welchem Zweck werden die Daten erhoben?
Die Erhebung dieser Daten erfolgt,
• um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Sie Kunden oder
Interessent oder als deren Ansprechpartner identifizieren
zu können,
• um Ihnen Angebote und Verträge zu übersenden,
• um unsere Dienstleistung für Sie zu erbringen,
• zur Korrespondenz mit Ihnen,
• um Sie über tatsächliche und rechtliche Anforderungen
und Änderungen Ihrer Pflichten zu informieren,
• zur Rechnungsstellung,
• zur Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie,
• zur Direktwerbung für eigene ähnliche Dienstleistungen,
• um die Beziehung zu Ihnen für die Zukunft zu
stabilisieren beziehungsweise auszuweiten,
• für die Gewährleistung der Sicherheit unserer IT-Systeme
und zur Abwehr von Schäden.
4. Auf welcher Rechtsgrundlage werden die Daten erhoben?
Die Verarbeitung Ihrer Kontakt- und Bestandsdaten sowie
Ihrer Bankverbindungsdaten erfolgt auf Ihre Anfrage bzw.
Ihre Beauftragung hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b
DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene
Erfüllung der Dienstleistung und für die beidseitige Erfüllung
von Verpflichtungen aus dem Vertragsverhältnis erforderlich.
Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der
Direktwerbung für eigene ähnliche Dienstleistungen sowie
von Kundenbindungsmaßnahmen, zur Geltendmachung
etwaiger Ansprüche gegen Sie und für die Gewährleistung der
Sicherheit unserer IT-Systeme und zur Abwehr von Schäden
ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres
berechtigten Interesses erforderlich.
Ansonsten erfolgt eine Verarbeitung Ihrer Daten nur,
wenn Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre
ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben oder dies nach
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen
Verpflichtung durch uns erforderlich ist.
5. Wer sind die Empfänger der Daten?
a) Mitarbeiter und Auftragsverarbeiter unseres Unternehmens
Mitarbeiter unseres Unternehmens haben zur Erfüllung der
unter Ziffer 3. aufgeführten Zwecke im erforderlichen
Umfang Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.
Des Weiteren setzen wir Dienstleister ein, die uns bei der
Datenverarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung
unterstützen.
Ihre personenbezogenen Daten werden Mitarbeitern und
Auftragsverarbeitern unseres Unternehmens nur mitgeteilt,
soweit diese mit der Abwicklung des Vertragsverhältnisses
mit Ihnen betraut sind. Hierzu gehören insbesondere
folgende Abteilungen: Vertrieb, Kundenbetreuung, Einkauf,
Finanzen, Auftragsabwicklung, Vertriebscontrolling und die
Rechtsabteilung sowie Vertriebspartner, die uns bei der
Erbringung und dem Vertrieb unserer Dienstleistung
unterstützen.
Mitarbeiter unseres Unternehmens haben überdies
Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese mit
Direktwerbung für eigene ähnliche Dienstleistungen oder
Kundenbindungsmaßnahmen betraut sind. Hierzu gehören
insbesondere folgende Abteilungen: Marketing, Vertrieb und
Kundenbetreuung.
Des Weiteren haben Mitarbeiter und Auftragsverarbeiter
unseres Unternehmens Zugriff auf Ihre personenbezogenen
Daten, soweit dies für die technische Administration,
Wartung von Servern und Computern, die Parametrisierung
und die Pflege von Software, die Systemmigration und die
Speicherung erforderlich ist. Hierzu zählen insbesondere die
IT-Abteilung und hierzu beauftragte IT-Dienstleister sowie
externe Rechenzentren.
Schließlich haben Mitarbeiter und Auftragsverarbeiter
Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, soweit diese mit
der Archivierung oder Vernichtung von Akten und Löschung
von Daten betraut sind.
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Die Weitergabe Ihrer Daten im Rahmen der Abwicklung des
Vertragsverhältnisses erfolgt nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 b.
DSGVO, soweit dies für die Erfüllung des Vertrages
erforderlich ist.
Die Weitergabe Ihrer Daten im Rahmen der
Direktwerbung für eigene ähnliche Dienstleistungen, von
Kundenbindungsmaßnahmen und der technischen
Administration, Wartung von Servern und Computern,
Parametrisierung und Pflege von Software sowie
Systemmigration und Speicherung ist nach Art. 6 Abs. 1 S.
1 lit. f DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen
erforderlich, sofern kein Grund zur Annahme besteht, dass
Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der
Nichtweitergabe Ihrer Daten haben. Unser berechtigtes
Interesse ergibt sich aus den oben aufgeführten Zwecken und
liegt in der Aufrechterhaltung der Funktionalität der Website
und der Gewährleistung der Sicherheit und Verfügbarkeit
unserer IT-Systeme.
Die Weitergabe Ihrer Daten im Rahmen der Archivierung
oder Vernichtung von Akten und Löschung von Daten ist nach
Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung einer rechtlichen
Verpflichtung erforderlich.
b) Dritte
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte
zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken
findet nicht statt.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte
weiter, wenn
Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche
Einwilligung dazu erteilt haben,
• dies nach Art. 6 Abs 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung
des Vertragsverhältnisses erforderlich ist. Hierzu gehört
insbesondere die Weitergabe an duale Systeme, Dienstleister
und Entsorgungspartner sowie Gerichte und andere
öffentliche Behörden und Beliehene zum Zwecke der
Korrespondenz, zur Erfüllung Ihrer Pflichten sowie zur
Geltendmachung und Verteidigung Ihrer Rechte oder an
Banken zur Durchführung von Lastschriftverfahren;
dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung
einer rechtlichen Verpflichtung durch uns erforderlich ist.
Hierzu zählt die Weitergabe an Steuerberater und
Wirtschaftsprüfer zur Gewährleistung und Überprüfung
unserer Pflichten, wie zum Beispiel Buchführung nach den
gesetzlichen Vorgaben;
dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung
unserer berechtigten Interessen oder eines Dritten
erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass
Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der
Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.
Hierzu gehört die Weitergabe an Auskunftsdateien zur
Ermittlung von Ausfallrisiken sowie Gerichte und andere
öffentliche Behörden sowie Rechtsanwälte zur
Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen.
Ebenfalls gehört hierzu die Weitergabe an
Vertriebspartner und andere Unternehmen, die uns beim
Vertrieb unserer Produkte unterstützen.
Die weitergegebenen Daten dürfen von dem Dritten
ausschließlich zu den genannten Zwecken verwendet werden.
6. Wo werden die Daten verarbeitet?
Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf
Servern in der europäischen Union gespeichert und
verarbeitet.
7. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die zur Erstellung eines Angebotes nach Ziffer 2 lit. a) von
Ihnen erhobenen Daten werden nach 24 Monaten gelöscht,
wenn das Angebot nicht zum Abschluss eines Vertrages führt.
Es sei denn, Sie haben einer längeren Speicherung Ihrer
personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
ausdrücklich zugestimmt.
Die bei Abschluss eines Vertrages nach Ziffer 2 lit. b) von uns
erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf
der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei
denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO
aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen
Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB,
StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet
sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung
nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.
8. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht:
gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns
verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen.
Insbesondere können Sie Auskunft über die
Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen
Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen
Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante
Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung,
Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder
Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die
Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben
wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten
Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf.
aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten
verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung
unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns
gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns
gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen,
soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf
freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer
rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen
Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder
Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung
Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die
Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die
Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung
ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch
diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von
Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO
Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die
Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten,
gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder
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die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu
verlangen;
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu
beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die
Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder
Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.
9. Widerrufs- bzw. Widerspruchsrechte
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer
Einwilligung gemäß § 6 Abs. 1 S. 1 lif 1 DSGVO verarbeitet
werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre
einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu
widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung,
die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr
fortführen dürfen.
Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von
berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO
verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO
Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen
Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus
Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch
gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein
generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer
besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht
Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@postenlager.com
10. Datensicherheit
Wir bedienen uns geeigneter technischer und
organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten
gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen
oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den
unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere
Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der
technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.
11. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise
Diese Datenschutzhinweise sind aktuell gültig und haben den
Stand Mai 2018.
Aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise
behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese
Datenschutzhinweise zu ändern.
12. Fragen an den Datenschutzbeauftragten
Wenn Sie Fragen zum Datenschutz an uns haben, schreiben
Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an
unsere Datenschutzbeauftragte:
Datenschutzbeauftragte der
Unternehmensgruppe Schmitz
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